La réussite d’un #projet repose en grande partie sur l’engagement des membres qui composent l’équipe dédiée et sur son mode de #gouvernance.
Voici quelques conseils pratiques.
1) Identifier un chef de projet
Qui dit projet, dit chef de projet. Celui qui va le piloter est de préférence un chef d’orchestre, associant hard skills et soft skills, qui doit faire l’unanimité au sein des membres et de l’organisation. L’enjeu de la légitimité est central. De son côté, le chef de projet doit être également à l’aise avec l’ensemble des personnes qui vont composer l’équipe. Si ce n’est pas le cas, il faut s’aligner avec son instinct. Posture idéale ? Un expert ouvert et à l’écoute, valorisant le partage des connaissances, sachant discerner les qualités et compétences de chacun et les mettre au service du projet. Ses forces ? Il favorise une dynamique collective, suit le respect du calendrier, repositionne le projet lorsqu’il dévie, lève les freins avec diplomatie et conviction. De cet équilibre délicat dépend la réussite de projets au long cours.
2) Identifier des membres engagés
À la question de savoir quels membres choisir ? Ma recommandation est de se tourner vers des personnes qui vont s’engager et faciliter le déroulement du projet. Voilà pourquoi, il est important de connaître dès le départ, le degré de mobilisation potentiel des personnes. Ce n’est pas forcément une question de volonté mais de disponibilité. Pour des projets passionnants mais chronophages, le chef de projet aura besoin de s’appuyer sur des relais. Voilà pourquoi, il est important de les identifier très tôt. Même si c’est politiquement incorrect, il est important d’identifier des personnes qui peuvent « parasiter » un projet. Si vous optez pour une dynamique #innovante, faites que les membres de l’équipe se sentent en confiance, sans arrière-pensée. Dans les ateliers de brainstorming par exemple, une attitude négative, même d’une seule personne, peut tout bloquer.
3) Identifier des leaders facilitateurs
Un projet se retrouve fréquemment confronté à des embûches qu’il faut lever au plus vite et idéalement anticiper. Voilà pourquoi, intégrer au groupe projet un membre du top management (Comex, Codir) représente un atout stratégique. D’abord, parce qu’il partagera de précieux conseils lors des étapes de définition et de lancement. Ensuite, parce qu’il va ouvrir des portes quand vous en aurez le plus besoin (internes, externes, réseau d’experts…). Ce type de profil étant très sollicité, la séduction est importante, en partageant votre ambition – votre envie – avec des arguments clés. Quand la personne aura accepté, ne pas hésiter à le faire savoir (avec son accord) à travers par exemple une interview dans une newsletter. Elle endosse ainsi un rôle d’ambassadeur engagé à vos côtés.
« Plus l’équipe projet reflète la #diversité de l’organisation, plus l’intelligence collective est puissante. »
4) Organiser un lancement officiel
Le lancement d’un projet représente une étape essentielle. Pour ma part, je procède généralement à des brainstormings de 3 heures avec l’équipe constituée. Les idées fusent, sans limite. Toute la séance est enregistrée (audio) pour être ensuite retranscrite (avec des outils utilisant l’#IA comme Aiko). C’est une base fantastique car tout est souvent dit lors de ces échanges. Deux avantages. Le premier : les personnes se rendent compte d’atouts insoupçonnés ou découvrent des pistes qu’elles ont envie d’explorer. Le second : le groupe projet se soude, une réelle cohésion s’opère. Enfin, ces séances, quand elles sont bien menées, créent une réelle #fierté par rapport à l’entreprise, notamment en mettant à plat toutes les expertises et réussites (collectives, individuelles). Plus l’équipe projet reflète la #diversité de l’organisation, plus l’intelligence collective est puissante.
5) Planifier des réunions en fonction du profil des membres
Des études démontrent que plus des personnes ont des expertises différentes, cela au-delà de leurs nationalités, plus elles ont besoin de se voir de façon rapprochée pour coordonner leurs actions efficacement. Ainsi, des ingénieurs dans un même groupe auront besoin de points moins fréquents que des ingénieurs avec des experts en marketing ou ressources humaines par exemple. Adapter la #gouvernance du groupe projet au profil de ses membres est un gage de fluidité d’action et permet surtout d’éviter les incompréhensions. #Présupposer représente souvent un facteur d’échec.
6) Communiquer régulièrement sur les avancées
Un projet à un double enjeu de communication. Le premier, assurer le partage de l’information au sein des membres, au-delà des rencontres, pour maintenir la cohésion et la dynamique. Cela permet notamment aux personnes moins mobilisées dans certaines phases de se sentir toujours impliquées. Le second enjeu : partager l’information au sein de l’ensemble de l’organisation pour souligner les avancées et surtout que l’objectif final est en ligne de mire.
7) Relancer la dynamique
Un projet à des phases hautes… lors du lancement, de l’obtention de résultats, et, forcément, des phases basses, en particulier dans les étapes qui réclament un travail important de fond sans être pour autant visibles. Le chef de projet a tout intérêt à les anticiper en proposant des rendez-vous variés et réguliers : moments conviviaux, partage de résultats de la part d’un des membres, animation d’un outil de communication du programme (newsletter, vidéo…).
8) Célébrer l’atteinte de l’objectif
Le projet vient d’arriver à son terme ? C’est une étape importante qui mérite d’être célébrée entre les membres mais aussi en communiquant auprès de l’ensemble de l’organisation de l’atteinte de l’objectif qui avait été fixé plusieurs mois avant. Cela salue l’engagement des personnes mobilisées tout en mettant en lumière les avancées de l’organisation dans un domaine contribuant à sa performance. Le message est ainsi clair : c’est un succès collectif.
9) Débriefer le projet
Au terme d’un projet, le groupe a accumulé beaucoup d’expérience. Une réunion de débriefe représente l’opportunité de mettre à plat cette base de connaissances, d’identifier les éléments clés de réussite, les écueils qu’il a fallu dépasser. C’est donc l’opportunité d’envisager des pistes d’amélioration pour les prochains projets et de diffuser des bonnes pratiques qui vont consolider la propre expertise des membres.
10) Remercier ceux qui vous ont aidé
Savoir dire merci aux personnes qui ont contribué à la réussite d’un projet est particulièrement important pour plusieurs raisons. La première, c’est tout d’abord un élément de politesse minimum très apprécié généralement. La seconde, parce que ces personnes vont devenir des #ambassadeurs de votre projet, auquel elles auront contribué même partiellement. Troisième raison, et pas la moindre, encourager toutes les (futures) bonnes volontés. Les personnes qui ont été sollicitées le sont probablement par d’autres. Alors, encouragez leur aide en les remerciant ou mieux, en les invitant à un événement de célébration. Cette ouverture crée une dynamique positive avec de nouveaux soutiens pour les nouveaux projets.
